A leendő munkavállalóval folytatott beszélgetést az iroda azzal a céllal végzi, hogy összegyűjtse a foglalkoztatáshoz szükséges személyi adatokat. A kapott adatok alapján elkészítjük a munkavállalói dokumentációt, ideértve a munkaszerződést, a vállalkozási (mű) szerződést vagy a megbízási szerződést, a megelőző (munkaegészségügyi) vizsgálatra szóló beutalót, a biztosításokba történő bejelentést, valamint a munkavállalói nyilatkozatok mintáit. Olyan kész adatállományt készítünk, amely a személyi akta (kartoteka) elkészítésének alapjául szolgál.