Procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu

Wyciąg, z procedury pełnej Dokument publiczny z zastrzeżeniem praw autorskich

Pénzmosás és terrorizmius finanszírozása elleni tevékenység procedúrája PDF letöltése

(Części nieopublikowane zawierają dane, przez które osoby fizyczne mogą być zidentyfikowane oraz procedury wewnętrzne, które nie mogą zostać ujawnione w celu prawidłowego wykonania obowiązku instytucji obowiązanej.)

Procedura AML Biura Rachunkowego pod firmą
szabo.pl GERGÖ SZABÓ
Wersja z dnia 28 lipca 2021 r.

© 2021 Forum Edukacji Podatkowej sp. z o.o.

I. Słownik użytych pojęć

1. W niniejszej procedurze przyjmuje się następujące znaczenia użytych skrótów i zwrotów:
   a. Biuro Rachunkowe – szabo.pl GERGÖ SZABÓ z siedzibą w Wysokiej, kod pocztowy: 34-105 Wysoka 160B , NIP: 6762446588 , REGON: 382812638
   b. Członek rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne:
   i. małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
   ii. dziecko osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne i jego małżonek lub osoba pozostająca we wspólnym pożyciu,
   iii. rodziców osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
   a. GIIF – Generalny Inspektor Informacji Finansowej,
   b. Klient – osoba fizyczna, w tym osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej albo osoba prawna, której Biuro rachunkowe świadczy Usługę,
   c. Ocena ryzyka – ocena Ryzyka, na jakie narażone jest Biuro rachunkowe w związku ze świadczoną Usługą,
   d. Osoba zajmująca eksponowane stanowisko polityczne – osoba należąca do grup osób, z wyłączeniem grup stanowisk średniego i niższego szczebla, zajmujących znaczące stanowiska publiczne lub pełniące znaczące funkcje publiczne, w tym:
   i. szefów państw, szefów rządów, ministrów, wiceministrów oraz sekretarzy stanu,
   ii. członków parlamentu lub podobnych organów ustawodawczych,
   iii. członków organów zarządzających partii politycznych,
   

iv. członków sądów najwyższych, trybunałów konstytucyjnych oraz innych organów sądowych wysokiego szczebla, których decyzje nie podlegają zaskarżeniu, z wyjątkiem trybów nadzwyczajnych,
v. członków trybunałów obrachunkowych lub zarządów banków centralnych,
vi. ambasadorów, chargés d’affaires oraz wyższych oficerów sił zbrojnych,
vii. członków organów administracyjnych, zarządczych lub nadzorczych przedsiębiorstw państwowych, spółek z udziałem Skarbu Państwa, w których ponad połowa akcji albo udziałów należy do Skarbu Państwa lub innych państwowych osób prawnych,
viii. dyrektorów, zastępców dyrektorów oraz członków organów organizacji międzynarodowych lub osoby pełniące równoważne funkcje w tych organizacjach,
ix. dyrektorów generalnych w urzędach naczelnych i centralnych organów państwowych oraz dyrektorów generalnych urzędów wojewódzkich,
x. inne osoby zajmujące stanowiska publiczne lub pełniące funkcje publiczne w organach państwa lub centralnych organach administracji rządowej,
e. Osoba znana jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne:
i. osoba fizyczna będąca beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustów wspólnie z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne lub utrzymujące z taką osobą inne bliskie stosunki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą,
ii. osoba fizyczna będąca jedynym beneficjentem rzeczywistym osób prawnych, jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej lub trustu, o których wiadomo, że zostały utworzone w celu uzyskania

faktycznej korzyści przez osobę zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
f. Relacje – czynności prawne lub faktyczne pomiędzy Biurem rachunkowym a Klientem, w tym Usługa i inne stosunki gospodarcze, o których mowa w art. 2 ust. 2 pkt 20 ustawy AML, Transakcje okazjonalne, zawierane umowy, dostawa towarów, świadczenie usług, przyjmowanie i dokonywanie płatności, jak również wszelkie informacje i dane, które Biuro rachunkowe uzyskuje w związku z ww. czynnościami,
g. Ryzyko – ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu,
h. Transakcja okazjonalna – czynność prawna lub faktyczna pomiędzy Biurem rachunkowym a Klientem, która nie stanowi elementu Usługi,
i. Usługa – usługa świadczona przez Biuro rachunkowe dla Klienta, której przedmiotem jest prowadzenie ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów, ewidencji do celów podatku od towarów i usług lub innych podobnych ewidencji do celów podatkowych, obsługa kadrowo-płacowa lub sporządzanie deklaracji i informacji podatkowych,
j. Ustawa AML – ustawa z dnia 1 marca 2018 r. – o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r. poz. 723 ze zm.),
k. Wartości majątkowe – prawa majątkowe lub inne mienie ruchome lub nieruchomości, środki płatnicze, instrumenty finansowe w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi, inne papiery wartościowe, wartości dewizowe oraz waluty wirtualne.
II. Działania mające na celu ograniczenia Ryzyka i właściwego zarządzania zidentyfikowanym Ryzykiem

1. Biuro rachunkowe podejmuje działania w celu ograniczenia Ryzyka i właściwego zarządzania zidentyfikowanym Ryzykiem opisane w ust. 2.Biuro rachunkowe opracowuje i aktualizuje Ocenę ryzyka.
2. Biuro rachunkowe, przed rozpoczęciem świadczenia Usługi nowemu Klientowi lub przed przeprowadzeniem z Klientem Transakcji okazjonalnej:
3. a. identyfikuje i weryfikuje tożsamość klienta,
4. b. identyfikuje i weryfikuje tożsamość beneficjenta rzeczywistego klienta,
5. c. identyfikuje i weryfikuje tożsamość osób upoważnionych do działania w imieniu klienta,
6. d. weryfikuje umocowanie osób, o których mowa pod lit. c, do działania w imieniu klienta,
7. e. ustala, czy osoba, o której mowa pod lit. a, zajmuje eksponowane stanowisko polityczne, jest członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne lub osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
8. f. ustala, czy osoby, o których mowa pod lit. b, zajmuje eksponowane stanowisko polityczne, jest członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne lub osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
9. g. gromadzi informacje o prowadzonej przez klienta działalności, w tym rodzaju i zakresie tej działalności oraz jej celu,
10. h. weryfikuje, czy nawiązanie współpracy z nowym Klientem wymaga aktualizacji Oceny ryzyka,
11. Biuro rachunkowe aktualizuje Ocenę ryzyka w przypadku gdy weryfikacja, o której mowa w ust. 3 lit. g, wskazuje na konieczność takiego działania.
12. Biuro rachunkowe w trakcie współpracy z Klientem na bieżąco monitoruje:
13. a. swoje Relacje z Klientem, rozpoznając i oceniając Ryzyko,

b. Relacje Klienta z jego kontrahentami, rozpoznając i oceniając Ryzyko.

6. Biuro rachunkowe zapewnia udział osób, które w jego imieniu są zaangażowane w Relacje z Klientem, w systematycznych szkoleniach dotyczących aktualnych zagadnień z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
7. Biuro rachunkowe raportuje do GIIF o przypadkach, w których zostaje rozpoznane podejrzenie przestępstwa prania pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
8. Biuro rachunkowe odstępuje od Relacji z Klientem, podejmując w tym celu wszelkie niezbędne czynności prawne i faktyczne, w przypadku braku możliwości zastosowania środka bezpieczeństwa finansowego.
9. Biuro rachunkowe wyznacza osoby, które odpowiadają za:
   a. wdrożenie i realizację zasad dotyczących działań określonych w ust. od 1 do 8,
   b. zapewnienie zgodności działalności Biura rachunkowego oraz jego pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tego Biura rachunkowego z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w niniejszej procedurze.
   (…)
   III. Zasady rozpoznawania Ryzyka i jego oceny
10. Biuro rachunkowe rozpoznaje Ryzyko związane z Relacjami, biorąc pod uwagę następujące okoliczności:
    a. forma prawna prowadzonej działalności gospodarczej przez Klienta,
    b. państwo rezydencji Klienta i jego beneficjenta rzeczywistego, w tym czy rezydencja ta jest związana z:
    i. rezydentem Polski,
    ii. rezydentem innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, państwa członkowskiego Europejskiego

Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym,
iii. rezydentem państwa trzeciego określanego przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej,
iv. rezydentem państwa trzeciego, w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odpowiadające wymogom wynikającym z przepisów Unii Europejskiej z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
v. państwem trzecim wysokiego ryzyka,
vi. państwem określanym przez wiarygodne źródła jako państwo o wysokim poziomie korupcji lub innego rodzaju działalności przestępczej, państwo finansujące lub wspierające popełnianie czynów o charakterze terrorystycznym, lub z którym łączona jest działalność organizacji o charakterze terrorystycznym,
vii. państwem, w stosunku do którego Organizacja Narodów Zjednoczonych lub Unia Europejska podjęły decyzję o nałożeniu sankcji lub szczególnych środków ograniczających;
c. historia Klienta w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych, Krajowym Rejestrze Sądowym, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w odpowiednim zagranicznym rejestrze publicznym, w tym okres prowadzonej działalności przez Klienta z uwzględnieniem zmian własnościowych,
d. wysokość kapitału zakładowego, jeżeli jest przewidziany przepisami prawa, w relacji do rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności;
e. historia Klienta w Wykazie podatników, o których mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w tym ustalenie, czy dokonano rejestracji, nie dokonano

rejestracji, wykreślono z rejestru lub przywrócono Klienta jako podatnika VAT,
f. publiczny charakter udziału własnościowego Klienta i jego beneficjenta rzeczywistego,
g. powiązania Klienta z innymi podmiotami,
h. okoliczność, czy występuje nietypowa lub nadmiernie złożona struktura własnościowa Klienta, biorąc pod uwagę rodzaj i zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej,
i. branża, w której Klient prowadzi działalność,
j. rodzaj produktów, towarów i usług oraz sposobów ich dystrybucji,
k. rozmiar prowadzonej lub planowanej przez Klienta działalności, w tym kwoty przychodów, kosztów, zysków, Wartości majątkowych, w tym środków pieniężnych zgromadzonych poza rachunkami bankowymi oraz sumy bilansowej – z ostatnich 3 lat obrotowych, a w przypadku nowej działalności – w perspektywie najbliższego roku obrotowego,
l. obszar geograficzny, w którym działa Klient, w tym rodzaj odpowiadających temu transakcji wraz z ustaleniem, czy Klient realizuje obrót krajowy, zagraniczny lub obrót międzynarodowy,
m. cel, regularność i czas trwania współpracy z Klientem,
n. sposób kontaktów z Klientem, w tym osobisty czy zdalny,
o. wizytacja w siedzibie Klienta,
p. strona internetowa Klienta,
q. historia zawodowa Klienta sprzed rozpoczęcia działalności,
r. okoliczność, czy Klient, jego beneficjent rzeczywisty lub osoba działająca w imieniu Klienta są ujęci na listach ogłaszanych przez GIIF na podstawie rezolucji Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych wydanych na podstawie rozdziału VII Karty Narodów Zjednoczonych, dotyczących zagrożeń dla międzynarodowego pokoju i

bezpieczeństwa spowodowanych aktami terrorystycznymi, w szczególności na listach, o których mowa w pkt 3 rezolucji 2253 (2015) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych lub w pkt 1 rezolucji 1988 (2011) Rady Bezpieczeństwa Organizacji Narodów Zjednoczonych oraz innych listach prowadzonych przez GIIF,
s. okoliczność, czy Klient lub jego beneficjent rzeczywisty jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, członkiem jej rodziny lub osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
t. okoliczność, czy Klient jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, których działalność służy do przechowywania aktywów osobistych,
u. okoliczność, czy Klient jest spółką, w której wydano akcje na okaziciela, której papiery wartościowe nie są dopuszczone do obrotu zorganizowanego, lub spółką, w której prawa z akcji lub udziałów są wykonywane przez podmioty inne niż akcjonariusze lub udziałowcy;
v. okoliczność czy przedmiot prowadzonej przez Klienta działalności gospodarczej obejmuje przeprowadzanie znacznej liczby lub opiewających na wysokie kwoty transakcji gotówkowych;
w. okoliczność czy Klient korzysta z usług lub produktów oferowanych w ramach bankowości prywatnej;
x. okoliczność czy Klient korzysta z usług lub produktów sprzyjających anonimowości lub utrudniających jego identyfikację, w tym z usługi polegającej na tworzeniu dodatkowych numerów rachunków oznaczanych powiązanych z posiadanym rachunkiem, w celu ich udostępniania innym podmiotom do identyfikacji płatności lub zleceniodawców tych płatności;
y. czy w kontaktach z Biurem rachunkowym uczestniczą osoby nieznane lub niepowiązane z Klientem podmioty trzecie transakcji, których beneficjentem jest Klient;

z. czy Klient prowadzi działalność, w ramach której oferuje produkty lub usług przy wykorzystaniu nowych kanałów dystrybucji;
aa. (od 31 października 2021 r.) czy Klient prowadzi działalność związaną z ropą naftową, bronią, metalami szlachetnymi, produktami tytoniowymi, artefaktami kulturowymi, kością słoniową, gatunkami chronionymi lub innymi przedmiotami o znaczeniu archeologicznym, historycznym, kulturowym i religijnym lub o szczególnej wartości naukowej;
bb. (od 31 października 2021 r.) czy Klient jest obywatelem państwa trzeciego i ubiega się o prawo pobytu lub obywatelstwo w państwie członkowskim w zamian za transfery kapitałowe, nabycie nieruchomości lub obligacji skarbowych lub inwestycje w podmioty o charakterze korporacyjnym w danym państwie członkowskim;
cc. cechy i inne znaki szczególne Klienta lub osób działających w jego imieniu, które mogą świadczyć o:
i. związkach z państwami innymi niż państwo członkowskie Unii Europejskiej lub państwo członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, lub państwo trzecie określane przez wiarygodne źródła jako państwo o niskim poziomie korupcji lub innej działalności przestępczej lub w którym według danych pochodzących z wiarygodnych źródeł obowiązują przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu odpowiadające wymogom wynikającym z przepisów Unii Europejskiej z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
ii. przestępczej działalności Klienta w przeszłości.

2. Poziom rozpoznanego Ryzyka zgodnie z ust. 1 podlega następującej ocenie:
   a. wysokie Ryzyko,

b. średnie Ryzyko
c. niskie Ryzyko.

3. Biuro rachunkowe dokumentuje rozpoznane Ryzyko związane z Relacjami oraz jego ocenę, uwzględniając czynniki określonej w ust. 1, w formie pisemnej lub elektronicznej.
   IV. Zasady weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej Oceny ryzyka
4. Biuro rachunkowe weryfikuje, czy rozpoznane Ryzyko zgodnie z rozdziałem III ust. 2 jest uwzględnione w Ocenie ryzyka.
5. Biuro rachunkowe dokumentuje czynność weryfikacji, o której mowa w ust. 1. w formie pisemnej lub elektronicznej.
6. W przypadku gdy rozpoznane Ryzyko zgodnie z rozdziałem III ust. 2 ust. 1 nie jest uwzględnione w Ocenie ryzyka, Biuro rachunkowe dokumentuje tę okoliczność i następnie niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od stwierdzenia tej okoliczności, aktualizuje Ocenę ryzyka.
   V. Środki stosowane w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną
7. Biuro rachunkowe stosuje środki w celu właściwego zarządzania rozpoznanym Ryzykiem określone w ust. 2.
8. Środkami podejmowanymi w celu właściwego zarządzania rozpoznanym Ryzykiem są:
   a. środki bezpieczeństwa finansowego, o których mowa w rozdziale VI ust. 1, stosowane z uwzględnieniem rozpoznanego Ryzyka,
   b. odstąpienie od Relacji z Klientem, w tym podjęcie w tym celu wszelkich niezbędnych czynności prawnych i faktycznych, w przypadku braku możliwości zastosowania środka bezpieczeństwa finansowego,

c. raportowanie do GIIF w związku z podejrzeniem prania pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
d. weryfikacja i aktualizacja uprzednio dokonanej Oceny ryzyka zgodnie z rozdziałem IV.
VI. Zasady postępowania związane z osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne

1. Biuro rachunkowe przed nawiązaniem Relacji odbiera od Klienta oświadczenie stanowiące załącznik nr 5 do niniejszej procedury mające na celu ustalić, czy Klient lub beneficjent rzeczywisty jest:
   a. osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne,
   b. członkiem rodziny osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne,
   c. osobą znaną jako bliski współpracownik osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne.
2. W przypadku Usługi, przy której Klientem lub jego beneficjentem rzeczywistym jest osoba, o której mowa w ust. 1, Biuro rachunkowe stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zgodnie z rozdziałem VII oraz podejmuje następujące działania:
   a. uzyskuje akceptację kadry kierowniczej wyższego szczebla Biura rachunkowego na nawiązanie lub kontynuację Usługi z Klientem,
   b. stosuje odpowiednie środki w celu ustalenia źródła majątku Klienta i źródła pochodzenia Wartości majątkowych pozostających w dyspozycji Klienta w ramach Relacji;
   c. intensyfikuje stosowanie środka bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w rozdziale VII ust. 1 lit. d.
3. W okresie od dnia zaprzestania zajmowania przez osobę eksponowanego stanowiska politycznego do dnia ustalenia, że nie wiąże się z tą osobą wyższe ryzyko, jednak nie krócej niż przez 12 miesięcy, Biuro rachunkowe stosuje wobec takiej osoby środki uwzględniające to ryzyko.

VII. Zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego

1. Środki bezpieczeństwa finansowego stosowane przez Biuro rachunkowe obejmują:
   a. identyfikację Klienta oraz weryfikację jego tożsamości, w tym identyfikację osoby upoważnionej do działania w imieniu Klienta oraz weryfikowanie jej tożsamości i umocowania do działania w imieniu Klienta,
   b. identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:
   i. weryfikacji jego tożsamości,
   ii. ustalenia struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;
   c. ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
   d. bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych Klienta, w tym:
   i. analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym Klientem,
   ii. badanie źródła pochodzenia Wartości majątkowych będących w dyspozycji Klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,
   iii. zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.
2. W przypadku:

a. nawiązywania stosunków gospodarczych – Biuro rachunkowe stosuje środki bezpieczeństwa finansowego określone w ust. 1. lit. a-c;
b. przeprowadzania transakcji okazjonalnej o równowartości 15 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane, lub która stanowi transfer środków pieniężnych na kwotę przekraczającą równowartość 1000 euro – Biuro rachunkowe stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone w ust. 1., w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1. lit. a-d;
c. przeprowadzania gotówkowej transakcji okazjonalnej o równowartości 10 000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – w przypadku gdy Biuro rachunkowe przyjmuje lub dokonuje płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – Biuro rachunkowe stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1., w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1. lit. a-d;
d. odbioru wygranych o równowartości 2000 euro lub większej, bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się ze sobą powiązane – w przypadku gdy Biuro rachunkowe prowadzi działalność podlegającą przepisom ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych, w szczególności w zakresie loterii promocyjnych – Biuro rachunkowe stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1., w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1. lit. a-d;

e. podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu – Biuro rachunkowe stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1., w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1. lit. a-d;
f. wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności dotychczas uzyskanych danych identyfikacyjnych klienta – Biuro rachunkowe stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowe określone ust. 1., w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1. lit. a-d;
g. rozpoznanego Ryzyka w odniesieniu do Klientów, z którymi Biuro Rachunkowe utrzymuje stosunki gospodarcze, w szczególności gdy doszło do zmiany uprzednio ustalonego charakteru lub okoliczności stosunków gospodarczych – Biuro rachunkowe stosuje wszystkie środki bezpieczeństwa finansowego określone ust. 1.lit. a, w tym ponownie stosuje środki bezpieczeństwa finansowego zastosowane wcześniej, weryfikując i aktualizując dane określone w ust. 1. lit. a-d.

3. Biuro rachunkowe w zakresie środka bezpieczeństwa finansowego określonego w:
   a. ust. 1 lit. a-c – stosuje formularze zawarte w załącznikach nr 1, nr 2, nr 3, nr 4 (..),
   b. (..)
4. Biuro rachunkowe:
   a. prowadzi bieżącą analizę przeprowadzanych transakcji,
   b. dokumentuje zastosowane środki bezpieczeństwa finansowego oraz wyniki bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji, w formie pisemnej lub elektronicznej.
5. W przypadku ujawnienia transakcji nietypowych, nienaturalnie złożonych oraz opiewających na wysokie kwoty, które wydają się nie mieć uzasadnienia prawnego lub gospodarczego, Biuro rachunkowe:

a. podejmuje działania w celu wyjaśnienia okoliczności, w jakich przeprowadzono te transakcje;
b. intensyfikuje stosowanie środka bezpieczeństwa finansowego, o którym mowa w ust. 1 lit. d.
VIII. Zasady przechowywania dokumentów oraz informacji

1. Biuro rachunkowe przechowuje następującą dokumentację:
   a. kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego – przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono Usługę lub Transakcję okazjonalną;
   b. dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów konieczne do identyfikacji transakcji – przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono Usługę lub Transakcję okazjonalną;
   c. wyniki bieżących analiz przeprowadzanych transakcji – przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku ich przeprowadzenia.
2. Biuro rachunkowe przechowuje dokumentację wskazaną w ust. 1 w formie dokumentacji papierowej lub elektronicznej, stosując środki mające na celu zapewnienie w tajemnicy przechowywanej dokumentacji i wyłączenie dostępu do niej osób nieuprawnionych.
3. W przypadku likwidacji, połączenia, podziału lub przekształcenia Biura Rachunkowego, do przechowywania dokumentacji stosuje się przepisy art. 76 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
   IX. Zasady wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie GIIF informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach
4. Biuro rachunkowe informuje GIIF o:
   a. przyjętej wpłacie środków pieniężnych w formie gotówki o równowartości przekraczającej 15 000 euro,

b. dokonanej wypłacie środków pieniężnych w formie gotówki o równowartości przekraczającej 15 000 euro,
c. przeprowadzonej transakcji kupna wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro,
d. przeprowadzonej transakcji sprzedaży wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro,
e. pośredniczeniu w przeprowadzeniu kupna lub sprzedaży wartości dewizowych, której równowartość przekracza 15 000 euro.

2. Biuro rachunkowe informuje GIIF o zdarzeniach określonych w ust. 1 w terminie 7 dni od dnia:
   a. przyjęcia wpłaty lub dokonania wypłaty środków pieniężnych – w przypadkach określonych w ust. 1 lit. a oraz b;
   b. przeprowadzenia albo pośredniczenia w przeprowadzeniu transakcji kupna lub sprzedaży wartości dewizowych – w przypadku określonych w ust. 1 lit. c-e.
3. Biuro rachunkowe zawiadamia GIIF o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu, w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia podejrzenia popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.
4. Biuro rachunkowe niezwłocznie zawiadamia GIIF o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja lub określone Wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.
5. Biuro rachunkowe niezwłocznie zawiadamia GIIF o przeprowadzeniu transakcji, o której mowa w ust. 4, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem. W zawiadomieniu instytucja obowiązana uzasadnia przyczyny

wcześniejszego nieprzekazania zawiadomienia oraz przekazuje pozostające w jej posiadaniu informacje potwierdzające powzięcie podejrzenia, że określona transakcja lub określone Wartości majątkowe mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu.

6. W przypadku gdy Biuro rachunkowe po raz pierwszy realizuje obowiązek raportowania do GIIF określony w ust. 1-4, wówczas przekazuje do GIIF formularz identyfikujący instytucję obowiązaną.
7. Przekazywanie informacji i formularza identyfikującego, o których mowa w ust. 1-5, następuje zgodnie z przepisami ustawy AML i przepisami wykonawczymi do tej ustawy.
   X. Zasady wykonywania obowiązków obejmujących zawiadomienie prokuratora
8. Biuro rachunkowe niezwłocznie zawiadamia właściwego prokuratora o przypadku powzięcia uzasadnionego podejrzenia, że Wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku:
   a. pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
   b. mają związek z przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
   c. pochodzą z przestępstwa skarbowego,
   d. mają związek z przestępstwem skarbowym.
9. Biuro rachunkowe niezwłocznie zawiadamia właściwego prokuratora o przeprowadzeniu transakcji, o której mowa w ust. 1, w przypadku gdy przekazanie zawiadomienia o tej transakcji było niemożliwe przed jej przeprowadzeniem. W zawiadomieniu Biuro rachunkowe uzasadnia przyczyny wcześniejszego nieprzekazania zawiadomienia oraz przekazuje pozostające w jej posiadaniu informacje potwierdzające powzięcie podejrzenia, że wartości majątkowe będące przedmiotem transakcji lub zgromadzone na rachunku pochodzą z przestępstwa innego niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwa skarbowego albo mają

związek z przestępstwem innym niż przestępstwo prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub z przestępstwem skarbowym.

3. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1 i 2, składa się w formie pisemnej.
4. (…)
   XI. Zasady upowszechniania wśród pracowników i innych osób wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
5. Biuro rachunkowe zapewnia pracownikom oraz innych osobom, które uczestniczą w Relacjach, udział raz w roku kalendarzowym w szkoleniach dotyczących przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w celu zapewnienia im aktualnej wiedzy w zakresie realizacji obowiązków Biura rachunkowego w tym obszarze.
6. Pracownicy oraz inne osoby, które podejmują współpracę z Biurem rachunkowym na stanowiskach związanych z uczestnictwem w Relacjach, biorą udział w szkoleniach dotyczących przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w celu zapewnienia im aktualnej wiedzy w zakresie realizacji obowiązków Biura rachunkowego w tym obszarze przed przystąpieniem do zadań związanych z uczestnictwem Relacji.
7. Szkolenia, o których mowa powyżej, mogą mieć formę:
   a. szkoleń stacjonarnych,
   b. szkoleń online, w tym formie wideoszkoleń.
8. W celu realizacji postanowień ust. 1-2 Biuro rachunkowe udostępnia Pracownikom oraz innych osobom, które uczestniczą w Relacjach, wideoszkolenie pt. “AML dla biur rachunkowych” z dnia 28 lipca 2021 r. wraz z materiałami szkoleniowymi i eBookiem AML.
9. Udostępnienie szkolenia i materiałów wskazanych w ust. 4 następuje na okres czasu, w którym zachowują swoją aktualność (zgodność) z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Biuro rachunkowe raz w miesiącu analizuje i weryfikuje ich aktualność (zgodność) z tymi przepisów.Udostępnione szkolenie i materiały wskazane w ust. 4 znajdują się na stronie internetowej pod adresem: https://aml.feptax.pl. Dostęp do szkolenia wymaga podania indywidualnego loginu i hasła.
10. XII. Zasady zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym anonimowego zgłaszania
11. (…)
12. XIII. Osoby wyznaczone w sprawach przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w tym zasady nadzoru (kontroli) zgodności działalności z przepisami w tym zakresie oraz zasadami postępowania określonymi w niniejszej procedurze
13. (…)
14. XIV. Postanowienia końcowe
15. Biuro rachunkowe ogłasza niniejszą procedurę pracownikom oraz innym osobom uczestniczącym w Relacjach w sposób zwyczajowo przyjęty.
16. W przypadku zmiany niniejszej procedury Biuro rachunkowe ogłasza jej ujednolicony tekst, ze wskazaniem zmienionych postanowień, pracownikom oraz innym osobom uczestniczącym w Relacjach w sposób zwyczajowo przyjęty.
17. Pracownicy oraz inne osoby uczestniczące w Relacjach mają obowiązek stosować niniejszą procedurę.
18. Biuro rachunkowe odbiera od pracowników oraz innych osób uczestniczących w Relacjach oświadczenie o zapoznaniu się z niniejszą procedurą.
19. Ustęp 4 stosuje się w przypadku każdej zmiany niniejszego regulaminu.
20. (..).
21. Brak stosowania niniejszej procedury stanowi:

a. ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych w rozumieniu przepisów prawa pracy,
b. ciężkie naruszenie innych zobowiązań umownych.

8. W zakresie nieuregulowanym niniejszą procedurą stosuje się przepisy ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.
9. Niniejsza procedura w powyższym brzmieniu wchodzi w życie z dniem 31 lipca 2021 roku.